某資訊公司流程管理項(xiàng)目紀(jì)實(shí)

客戶行業(yè)   服務(wù)行業(yè)

 

問題類型   流程管理

 

客戶評價(jià)

看似日常工作中簡單的管理問題，卻是困擾我們企業(yè)整體工作效率和績效的關(guān)鍵所在，在過去很長一段時(shí)間內(nèi)，公司總是存在一些瑣碎的工作效率低下的問題，為了避免小的問題轉(zhuǎn)變?yōu)榇髥栴}，我們及時(shí)提出了改革的要求，并且邀請華恒智信專家團(tuán)隊(duì)為我們提供專業(yè)咨詢方案。

 

在為期2個(gè)多月的項(xiàng)目合作中，我們感受到了華恒智信的老師們扎實(shí)、專業(yè)的知識儲備、犀利和深刻的問題分析，他們僅僅用了1個(gè)月調(diào)查、訪談、分析時(shí)間就提出了專業(yè)的解決方案，指出通過固化完成工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、堅(jiān)持“誰做事誰知道信息”、文字傳遞信息等解決方案。在其指導(dǎo)下，方案已經(jīng)初步實(shí)施，目前進(jìn)展很順利。

 

相信在華恒智信咨詢專家的幫助下，我們越走越好，也祝華恒智信越走越好！

 

——北京某資訊公司總經(jīng)理

 

 

客戶背景及現(xiàn)狀問題

某公司是北京一家專門從事信息傳播服務(wù)的資訊公司，成立于2000年，雖然企業(yè)成立時(shí)間不長，但是良好的市場前景、高端的信息化服務(wù)特色，使得該公司成長迅速，在短短的幾年內(nèi)就成為當(dāng)?shù)匦∮忻麣獾囊患夜�司。但是在發(fā)展過程中，也發(fā)現(xiàn)了一些管理中所存在的問題，如員工的工作任務(wù)往往出現(xiàn)延遲現(xiàn)象，員工的理由是工作太多，忙得顧不過來；當(dāng)工作未按時(shí)或按要求完成時(shí)，員工總會以其不知道信息或者是別人未準(zhǔn)時(shí)提供相關(guān)信息為由來辯解；相互配合的工作事項(xiàng)往往會出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象，工作的延誤到底是誰的責(zé)任，總是不能清晰地鑒定，因?yàn)橐豁?xiàng)工作的完成一般會牽扯到幾個(gè)部門或者是幾個(gè)崗位；當(dāng)所需完成該項(xiàng)工作的人員請假或者是不在工作崗位上時(shí)，其工作往往就會因其不在而受到影響……

 

 

這些問題，看似不大，但是對于企業(yè)整體工作效率的提高卻是有著重大的影響，也是企業(yè)整體績效提高的桎梏；是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)所頭疼的事情。

 

華恒智信分析解讀及解決方案

針對該公司在成長道路上所發(fā)現(xiàn)的問題，雖然表象是工作延誤、責(zé)任不清等，但究其根源，問題的關(guān)鍵在于流程的是否合理。從工作出現(xiàn)延誤的狀況，可以看出工作效率的低下，而效率的不高與工作流程是否合理密切相關(guān)；從工作中信息傳遞不及時(shí)或者是不完備的情況，可以看出流程中信息傳遞的節(jié)點(diǎn)把握、信息應(yīng)該傳遞給誰或者是信息到底該如何傳遞都需要加以明確；從工作中所牽扯到的需要部門之間或者是崗位之間互相配合的事項(xiàng)，之所以會出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象，一方面可能是職責(zé)不清的原因，另一方面就可能是流程交叉點(diǎn)的設(shè)置不合理問題；從某項(xiàng)工作完成的人員無備份現(xiàn)象，可以看出流程設(shè)計(jì)過程中完成工作的人員設(shè)置是存在缺失的。

 

通過分析，針對該公司所存在的諸多問題，華恒智信顧問團(tuán)隊(duì)建議從一下幾個(gè)方面來加以解決：

 

 

1、固化工作完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。對于一些例行的工作事項(xiàng)，要將其完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)加以固化，這樣就會讓完成工作的人員有個(gè)時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，到了一定的時(shí)間就會去考慮或是檢查自己的工作是否做了，就會給自己留出一定的時(shí)間來完成某項(xiàng)工作，為工作計(jì)劃的合理安排奠定基礎(chǔ)，不會由于事情太多而顧此失彼。

 

2、遵循“誰做事誰知道信息”的原則，即將一項(xiàng)工作的完成或是一項(xiàng)職責(zé)的履行，明確“信息中心”的角色。這個(gè)“信息中心”的角色者應(yīng)該是具體做事的人。當(dāng)一項(xiàng)工作的完成需要牽扯到幾個(gè)人時(shí)，要將信息集中到具體親自做事的人身上，即所有的信息都匯集在這個(gè)人那里，由其來合理選取和運(yùn)用信息，保證工作的順利完成。

 

3、以文字形式來傳遞信息。由于工作的完成需要牽扯到不同的部門或崗位，這樣為了有效地鑒定責(zé)任、把握時(shí)間進(jìn)度，所有的信息傳遞都應(yīng)該以文字信息傳遞的方式進(jìn)行，具體可采取的方式如：郵件、傳真等。

 

4、一項(xiàng)工作的完成或一項(xiàng)職責(zé)的履行，要確定備份責(zé)任人，即有兩個(gè)人員來負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作或職責(zé)，一個(gè)是第一責(zé)任人，一個(gè)是第二責(zé)任人。只有這樣，工作才不會因?yàn)閭�(gè)人的原因而掉鏈子。

 

5、變被動(dòng)工作為主動(dòng)工作的意識的加強(qiáng)。在相互配合的工作中，每一個(gè)人都是下一個(gè)工作環(huán)節(jié)人員的支持者，或者是需要?jiǎng)e人的支持，我們在工作中不能坐以待斃，等著別人來支持你，而應(yīng)該是主動(dòng)去尋求各種信息支援，尋求別人的支持，這樣才可以將工作真正做到位。

 

流程管理，是保證工作效率提高的關(guān)鍵；只有將流程中的各個(gè)節(jié)點(diǎn)把握好，才可以將工作做的更順暢，讓人員的效率迅速提高。