某貿(mào)易公司構(gòu)建內(nèi)部溝通機(jī)制項(xiàng)目紀(jì)實(shí)

客戶行業(yè)  鋼材批發(fā)

 

問題類型 內(nèi)部溝通不暢

 

【客戶評價(jià)】

從今年3月初，我們公司開始了與北京華恒智信人力資源顧問有限公司的合作，推行關(guān)于企業(yè)人力資源的項(xiàng)目工作，其中企業(yè)內(nèi)部溝通機(jī)制建設(shè)是一個(gè)重要的內(nèi)容。

 

華恒智信諸位咨詢老師們通過深入、細(xì)致的訪談和調(diào)研，幫助我們梳理了企業(yè)在業(yè)務(wù)方面和人員配置方面存在的主要問題，并針對問題，提出了建設(shè)性的解決建議。

 

我們認(rèn)為咨詢專家提出的建立內(nèi)部溝通平臺(tái)，改進(jìn)訂單處理方式的建議非常有用，通過這一溝通平臺(tái)，企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)信息得到了充分的共享，業(yè)務(wù)經(jīng)理人實(shí)現(xiàn)了事務(wù)性工作的束縛，同時(shí)也有效解決了倉儲(chǔ)人員忙閑不均的問題。

 

我們認(rèn)為華恒智信咨詢專家非常專業(yè)，工作效率很高，在短短的幾個(gè)月就能夠徹底解決我們的問題在此，我們對北京華恒智信公司能夠培養(yǎng)出這樣高素質(zhì)、專業(yè)化的老師表示感謝，對項(xiàng)目組老師們對本公司的辛勤付出表示衷心的感謝！

【客戶背景】

某貿(mào)易公司是山東一家從事鋼材批發(fā)貿(mào)易的企業(yè)，地處二線城市，公司成立十三年，現(xiàn)公司發(fā)展趨勢良好，該企業(yè)在當(dāng)?shù)氐匿摬慕灰追蓊~已占到當(dāng)?shù)厥袌龇蓊~的70%，但該公司高層在管理員工的過程中碰到了棘手的問題。

 

華恒智信顧問團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)公司邀請，對這家貿(mào)易公司進(jìn)行了深入的調(diào)研和相關(guān)人員訪談，了解到該公司在人員管理方面主要面臨以下兩方面的問題：

 

業(yè)務(wù)方面，新來的業(yè)務(wù)員往往由于經(jīng)驗(yàn)不足，對鋼材的價(jià)格也把握不準(zhǔn)，一旦遇到與客戶進(jìn)行價(jià)格商討的情況，都會(huì)將問題轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)經(jīng)理處，導(dǎo)致每次業(yè)務(wù)經(jīng)理那邊的人員越積越多，業(yè)務(wù)員這邊沒有人，削弱了企業(yè)與客戶之間的溝通效率。

 

人員配置方面，該公司的倉儲(chǔ)部人員大概有15人，當(dāng)客戶訂單多的時(shí)候，這些人員裝貨都忙不過來，而沒有訂單的時(shí)候庫管人員卻都無事可做，他們的工作狀態(tài)完全是取決于客戶訂單的情況。如何實(shí)現(xiàn)人員合理化配置的問題，也擺在了領(lǐng)導(dǎo)面前。

【華恒智信問題分析】

結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，華恒智信顧問團(tuán)隊(duì)分析認(rèn)為，該鋼材批發(fā)公司所呈現(xiàn)的各種問題的深層原因主要有以下兩方面。

 

▲ 華恒智信 —— 案例研究中心

 

1、內(nèi)部溝通機(jī)制缺失，導(dǎo)致業(yè)務(wù)操作不規(guī)范

 

該貿(mào)易公司對交易的價(jià)格、流程等信息沒有進(jìn)行有效的內(nèi)部溝通，一方面，業(yè)務(wù)員對于客戶詢價(jià)及相關(guān)資訊不能及時(shí)反饋，只能詢問業(yè)務(wù)經(jīng)理等少數(shù)知情人，使得業(yè)務(wù)辦理的效率大大降低，經(jīng)理等部分知情人員的時(shí)間和精力被占用，并且客戶的滿意度也大打折扣；另一方面，交易價(jià)格有較強(qiáng)的變動(dòng)性，業(yè)務(wù)員不能及時(shí)獲知最新變化，容易導(dǎo)致業(yè)務(wù)操作中出現(xiàn)不規(guī)范，甚至是錯(cuò)誤行為，降低工作效率，不利于公司在客戶中樹立良好形象。

 

2、人員配置缺乏彈性，導(dǎo)致“時(shí)忙時(shí)閑，忙閑不均”現(xiàn)象頻現(xiàn)

 

該貿(mào)易公司大部分員工的工作量都與業(yè)務(wù)量有直接聯(lián)系，但是該公司缺乏適應(yīng)業(yè)務(wù)量、訂單量變動(dòng)的彈性人員配置，使得人員配置無法根據(jù)訂單和業(yè)務(wù)變化而靈活調(diào)整，出現(xiàn)部分崗位時(shí)忙時(shí)閑以及崗位之間忙閑不均的情況也就不奇怪了。以倉儲(chǔ)人員為例，當(dāng)訂單量大時(shí)，倉儲(chǔ)人員不得不超負(fù)荷工作，而訂單量減少時(shí)，他們又會(huì)無事可做。在此種工作量有較高不確定性和變動(dòng)性的情況下，員工的工作成效不易得到客觀評價(jià)，他們的工作積極性也容易被消磨和打擊，進(jìn)而對公司的業(yè)務(wù)開展產(chǎn)生負(fù)面影響。

【華恒智信解決方案】

針對該公司的問題，華恒智信顧問團(tuán)隊(duì)經(jīng)過深入調(diào)研和分析，提出了如下的解決方案。

 

▲ 華恒智信 —— 案例研究中心

 

1、建立公司內(nèi)部的溝通平臺(tái)

 

該企業(yè)存在業(yè)務(wù)員對鋼材價(jià)格把握不準(zhǔn)確的情況，華恒智信顧問建議通過建立一個(gè)內(nèi)部溝通平臺(tái)來解決。一方面，定期向該溝通平臺(tái)上傳鋼材的歷史價(jià)格，使業(yè)務(wù)員在與客戶協(xié)商時(shí)對價(jià)格區(qū)間有所把握；另一方面，良好的經(jīng)驗(yàn)、常見的失誤和最新的公司決策都可在該平臺(tái)上進(jìn)行發(fā)布，實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)信息在公司內(nèi)共享，由此，使業(yè)務(wù)經(jīng)理能從這些事務(wù)性工作中解脫出來，將時(shí)間和精力更多地用在管理團(tuán)隊(duì)和促進(jìn)業(yè)務(wù)方面。

 

2、改進(jìn)訂單的處理方式，擴(kuò)展倉儲(chǔ)人員的職能

 

針對該企業(yè)被動(dòng)接受訂單，倉儲(chǔ)人員忙閑不均的情況，華恒智信顧問有兩方面的解決辦法：一是從訂單處理入手，在與客戶協(xié)商時(shí)就主動(dòng)協(xié)調(diào)訂單的送貨方式和時(shí)間等條件，具體操作上，可以由業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶信息平臺(tái)上即時(shí)的銷售信息，判斷倉儲(chǔ)情況，若當(dāng)期倉儲(chǔ)壓力已較大，則可與客戶協(xié)商采取送貨上門的形式，以緩解倉儲(chǔ)人員負(fù)擔(dān)。二是從倉儲(chǔ)人員的職能入手，可實(shí)行倉儲(chǔ)崗位的一崗多能，使倉儲(chǔ)人員在倉儲(chǔ)任務(wù)較少時(shí)承擔(dān)其他方面的工作，如客戶接待等。如此，雙管齊下，即可解決倉儲(chǔ)人員時(shí)而過忙、時(shí)而過閑的矛盾。