總經理必備管理能力：會議管理

會議是管理者進行管理工作必經的媒介，是每個管理者都必須重視的問題。美國國際決策中心曽經對全球3000家 大型企業的首席執行官進行調查研究，結果表明，這些領導者有80%的工作時間都消耗在會議方面。由此可見，總經理如 果不具備一定的會議管理能力，將會在很大程度上降低自己的工作效率，影響對企業的管理。

要進行有效的會議管理，提高會議質量，首先要清楚究竟是什么原因造成會議沒有達到預期的效果。可以從會議 的進行方式和內容著手，從人、事、B衣地等因素去思考，并征求相關人員的意見，進而找出導致會議無效的原因。

(1) 會議目標不清楚

總經理召開會議的目的可以分為很多種，比如信息交流、頂目執行追蹤、政策宣示、訊息告知、研討、聽取報告 等。在舉行會議之前，總經理一定要清楚召開這次會議的真正目的及想要達到的預期目標。

(2) 沒有進行議程設置

議程的設置直接影響會議預期目標的達成。如果總經理沒有進行議程設置而匆忙召開會議，那么，在會議過程中 就會導致與會者各說各話，漫無目的。因此，不管會議形態是怎樣的以及時間長短如何，都應盡早做好議程設置，使會議 更快地進入主題，讓參與者明白自己所需扮演的角色。

(3) 參與者不明角色功能

被通知參加會議的員工，不知自己為何被列為出席者，對會議的內容以及自己要做哪些準備都不太明確。正是因 為他們沒有預先知曉自己的角色，也就不可能在會議上活躍起來，更不能及時響應會議的內容。因此，總經理在召開會議 的時候，應該事先將會議主題告知與會者，讓與會者明確該扮演的角色。

(4) 意見得不到尊重

身為會議負責人，總經理應認真聽取各方面的意見，如果總經理偏聽某些人的意見，對其他人所提意見故意忽略 或敷衍而不予理睬，那么，會議就會流于形式，甚至偏離主題，達不到預期效果。這樣的運作方式是不可取的。
(5) 沒有記錄及追蹤系統

沒有對會議討論的過程及最后達成的決議作相關記錄，也沒有納入追蹤系統，導致決議的事頂到底有沒有得到 執行、執行狀況如何沒有數據可查，也就不能對執行的過程作回饋和修正。

(6) 議而不決

會議過程中，沒有及時整理、統合不同的意見，雖經過各方的討論卻不能做出決議。

總經理想要提高自己的管理能力，必須重視這些常見的問題。只有正視導致會議未達預期效果的原因，才能找到 解決方案，讓會議真正產生效力。

對于總經理而言，對會議進行管理，根本可行的途徑是打造有效的會議管理體系。

第一，使會議時間與企業運營節奏保持一致。會議是總經理進行管理的一種手段，而在企業當中，管理是為業務 服務的。因此，總經理在召開會議的時候，必須使會議時間與業務運營的節奏保持一致，在業務活動的密集期應合理地避 開會議安排，并進行適當的調整。

總經理需要根據企業的業務特點，把握企業運營的規律。通常以一年為周期來總結運營的規律。

第二，避免臨時會議，對經常性的會議進行合理計劃。對于一家企業而言，過多的臨時會議，會對該企業會造成 很大的損害。因為臨時會議的召開往往意味著突發事件的出現，它會打亂所有與會人員原有的安排，進而打亂企業內部的 管理，影響到具體業務的運營。因此，總經理必須盡量減少本可以提前預期的突發事頂，削減臨時會議出現的次數。此 外，還應該思考如何把一些事頂安排得更有計劃性，把能提前考慮清楚的會議提前計劃好。這樣，企業的各個部門就能夠 把時間提前安排出來，也便于提前進行信息的收集和分析。

第三，在會議過程中，專注于決策。在會議過程中，總經理要引導會議更多地專注于決策，而不是討論。英國的 吉百利史威士公司，曾經對它的高層會議做出了兩頂小改動，正是這不起哏的兩頂小改動，卻大大提高了會議中決策的 質量和速度：一是為了讓參加會議的人員盡早熟悉戰略議題，要求至少在開會前5天將所有鬩讀材料分發給他們；二是在 鬩讀材料上附一張標準封面，標明會議的目的一一分享信息、討論和辯論，還是行動和決策，這樣便給標為“行動和決 策”的議題留出更多的時間。

第四，時間分配要符合企業發展需要。企業的發展是由多個業務部門協作共同完成的，因此總經理對各個業務領 域的管理不能受個人喜好或其他原因的影響，而造成在各方面的時間分配不合理。在企業各個業務領域之間，要確定合適 的會議頻率，既貫徹了企業的戰略發展童點，也避免了管理的盲點，從而促進企業協調發展。

第五，將決策執行到底。成功的總經理總是善于將資源配置與戰略審批聯系在一起，從而使決策能夠落實到行動上。例如，在荷蘭銀行、加拿大鋁業公司，會議的決策結果是以一份正式的繢效合同呈現出來的，它明確指出了執行決策 所需的資源（時間、人才和資金）以及管理層承諾實現的財務目標，從而有利于決策的執行。

會議管理是一頂極為復雜的工作，想要掌握會議管理的技巧決非一日之功。總經理在日常的經營中應該有意識地 鍛煉這方面的能力。